Algemeen
Hier leest u het bijgewerkte privavybeleid van de NJN, de Nederlandse Jeugdbond voor Natuurstudie. Het beleid is opgesteld door het Hoofdbestuur (HB) en wordt uitgedragen naar de rest van de bonds-Top (alle bestuurlijk actieve leden). Het HB ziet erop toe dat dit beleid gehandhaafd wordt en de algemene vergadering (AV) is het controlerende orgaan dat minstens 1 maal per jaar op Congres het beleid en de uitvoering daarvan controleert en keurt.

Verantwoordelijkheid
De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van dit beleid ligt bij het hele HB. De aanspreekbare persoon binnen het HB is de secretaris.

Welke gegevens verzamelen we?
Als NJN verzamelen we redelijk wat gegevens. Deze gegevens gebruiken we bijna alleen voor het contact met de betrokkenen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen 2 soorten betrokkenen: de deelnemers van een zomerkamp of andere NJN-activiteit, en daarnaast onze leden en donateurs. Bij de laatste groep hoort ook nog een hele groep nuttige contactpersonen, zoals de aanspreekpunten van bibliotheken/bezoekerscentra en leraren die betrokken zijn bij onze activiteiten. Tenslotte is er ook een lijst met contactgegevens van onze oud-leden (oude sokken). Deze oude sokken worden, zodra ze lid-af worden, gevraagd of we hun gegevens mogen bewaren voor het contact rondom jubilea en reünies.

Deelnemers van activiteiten
Bij het deelnemen aan activiteiten worden een aantal gegevens verzameld. Deze gegevens verschillen afhankelijk van de activiteit. In het geval van een excursie of weekendkamp wordt alleen een naam, telefoonnummer en e-mailadres naar de desbetreffende voorzitter/organisator van het kamp/de excursie gestuurd. Deze zijn nodig om contact op te nemen met de deelnemer. Deze gegevens worden verder nergens opgeslagen, en worden in het vervolg niet meer gebruikt.
Bij het deelnemen aan een zomerkamp worden deelnemers automatisch ook lid van de NJN. Daarnaast is een zomerkamp een dermate lange activiteit dat het nuttig is om meer gegevens te hebben van de deelnemers. Zo wordt naast de contactgegevens van de deelnemers ook de contactgegevens van een ouder/voogd voor in geval van nood bewaard en eventuele dieëtwensen en allergieën. De gegevens worden verwerkt door de aangestelde Zomerkamphoofdadministrateur. Vervolgens worden ze gedeeld met de voorzitter en penningmeester van het kamp, die deze gebruiken om contact op te nemen met de deelnemers en om zich voor te bereiden op het kamp. De Coördinator Zomerkampen (CoZoka vanuit het HB) heeft ook toegang tot de gegevens om toezicht te houden op het verloop van de opgaven. De gegevens worden verder niet bewaard nadat de zomerkampen geweest zijn en de jaarlijkse statistieken (die voor interne monitoring gebruikt worden) bijgewerkt zijn. De gegevens van nieuwe deelnemers worden vervolgens door de Ledenadministrateur verwerkt in de Ledendatabase (LDB).

Gegevens van leden en donateurs
De gegevens van onze leden en donateurs worden door het administratieteam (seccie) bijgehouden en verwerkt met als doel het contact met de leden. Zo worden gegevens als mailadressen en postadressen overzichtelijk bijgehouden in de Ledendatabase. De Secretaris staat aan het hoofd van de seccie, dat bestaat uit o.a. de penningmeester, de ledenadministrateur en het hoofd verzendingen. Verder hebben enkele andere bondstopfunctionarissen soms tijdelijk toegang tot de LDB. De Sec bepaalt in zo’n geval of en hoe lang dit gebeurt. Verder worden van de leden/donateurs die een machtiging getekend hebben enkele financiële gegevens bewaard. Deze gegevens worden eenmaal per jaar gebruikt voor de incassoronde van de contributie. Tot slot heeft een externe functionaris toegang tot de LDB. Hij is aangesteld om de LDB te onderhouden. Met hem is een contract getekend waarin staat dat hij de gegevens verder niet mag verwerken.

Wat betekent de nieuwe privacywet voor u?
De nieuwe algemene verordening gegevensbescherming zorgt ervoor dat u als betrokkene meer rechten heeft met betrekking tot uw privacy. Zo kunt u opvragen welke gegevens we van u bewaren, kunt u vragen om vergetelheid, of om uw gegevens te wijzigen. Hiervoor kunt u contact opnemen met secretariaat@njn.nl of met 06-49387606.
Voor meer informatie over de AVG, kunt u terecht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Laatst bijgewerkt: 27 maart 2023